MEYER EDV

Datenschutzhinweise für MEYER | Mail Desktop
Stand: 13.11.2026

1. Verantwortlicher
MEYER EDV GmbH, Gerberhof 3, 31535 Neustadt am Rübenberge, Deutschland, E-Mail info@meyer-edv.com, Telefon +49 5032 9279898.

2. Kurz gesagt

• Ihre Daten bleiben bei Ihnen. MEYER | Mail Desktop speichert Ihre Nachrichten, Kontakte, Termine, Notizen und Zugangsdaten auf Ihrem Rechner und tauscht sie mit den Diensten aus, die Sie selbst einrichten.
• Was MEYER EDV erhält: nur das, was wir für Lizenz und Support brauchen, keine Nachrichten. Ausnahme: Wählen Sie die MEYER-KI, erhält sie die Texte, die Sie ihr schicken (Abschnitt 7).
• KI-Funktionen sind ab Werk ausgeschaltet; dann sendet das Programm nichts an einen KI-Dienst. Schalten Sie eine KI ein, sendet das Programm standardmäßig nur dann Text an den gewählten Anbieter, wenn Sie eine Funktion aufrufen, sofern die optionalen Automatikfunktionen nicht eingeschaltet sind (Abschnitt 7).
• Keine Werbung, kein Tracking: Das Programm enthält keine Werbung und keine Analyse- oder Trackingbausteine.

3. Was nur auf Ihrem Rechner gespeichert wird

• Inhalte: Nachrichten, Anhänge, Kontakte, Termine, Notizen, Suchindex und Einstellungen.
• Zugangsdaten: Die Zugangsdaten zu Ihren Diensten liegen geschützt im Schlüsselspeicher des Betriebssystems auf Ihrem Rechner, unter macOS im Schlüsselbund.
• Profilkennwort: Ein optionales Profilkennwort wird nur als Prüfwert (Hash) gespeichert.
• Fehlerprotokoll: Fehler schreibt das Programm in eine Protokolldatei auf dem Rechner. Sie wird nicht an uns gesendet. Das Programm enthält keine automatischen Fehlerberichte, keinen Absturzmelder und keine Telemetrie.
• Sicherungen: Sicherungen, die Sie anlegen, werden mit Ihrem Kennwort verschlüsselt.
• Kein Zugriff durch uns: Auf diese Daten haben wir keinen Zugriff.
• Löschen und Speicherdauer: Sie löschen sie im Programm oder durch Löschen des Datenordners, unter macOS des Ordners Library/Application Support/MEYERMail in Ihrem Benutzerordner. Das Programm selbst liegt unter macOS im Ordner „Programme“ und heißt „MEYER | Mail“; wenn Sie nur das Programm entfernen, bleiben die Daten erhalten. Wie lange Sie sie aufbewahren, bestimmen Sie.

4. Ihre Mail-, Kalender- und Kontaktdienste

• Eigenständiger Betrieb:
  • Das Programm verbindet sich direkt mit den Mail-, Kalender- und Kontaktdiensten, die Sie selbst einrichten.
  • Es überträgt dorthin Ihre Zugangsdaten und die Inhalte, die Sie senden oder abgleichen, nicht an MEYER EDV.
  • Für die Verarbeitung bei diesen Diensten ist deren Anbieter verantwortlich, nicht wir.
• Serverbetrieb mit einem MEYER Mail Server:
  • Ihre Zugangsdaten und Inhalte liegen auf diesem Server und sind für dessen Betreiber zugänglich.
  • Betreibt MEYER EDV den Server für Sie, etwa bei einem Business-Mail-Paket, gelten dafür die Datenschutzhinweise und, bei Unternehmen, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung dieses Dienstes.
• Microsoft 365: Verbinden Sie ein Microsoft-365-Konto, melden Sie sich direkt bei Microsoft an (login.microsoftonline.com). Das Programm erhält von Microsoft nur ein Zugangstoken und tauscht Ihre Inhalte direkt mit Microsoft aus. Verantwortlich dafür ist Microsoft; Daten können dabei in die USA gelangen.
• Externe Bilder in E-Mails: Sie werden nur nach Ihrer Freigabe oder nach Ihrer Einstellung geladen. Beim Laden erfährt der Absender Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt.

5. Konferenzen
Treten Sie einer Videokonferenz bei, verbindet sich das Programm mit dem jeweiligen Anbieter, etwa Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Jitsi, Nextcloud Talk, Webex oder einem MEYER Mail Server. Dabei werden Bild, Ton und gegebenenfalls Ihr Bildschirm übertragen, und nur, solange Sie teilnehmen. Unter macOS fragt das System Kamera, Mikrofon und Bildschirmfreigabe vorher ab. Verantwortlich ist der Anbieter der Konferenz.

6. Archivziele und Sicherungen
Richten Sie für das E-Mail-Archiv ein Ziel ein, etwa ein Netzlaufwerk, SFTP, WebDAV, S3 oder OneDrive, überträgt das Programm die archivierten Nachrichten und die dafür nötigen Zugangsdaten dorthin. Verantwortlich ist der Anbieter des Ziels beziehungsweise Sie selbst.

7. KI-Funktionen
Die KI-Funktionen sind ab Werk ausgeschaltet; dann sendet das Programm nichts an einen KI-Dienst.

• Auf Aufruf: Schalten Sie eine KI ein und wählen einen Anbieter, sendet das Programm standardmäßig nur dann Text an diesen Anbieter, wenn Sie eine Funktion ausdrücklich aufrufen, etwa den Entwurf einer Nachricht oder den Text einer Nachricht, auf die Sie antworten wollen. Das gilt, sofern die optionalen Automatikfunktionen nicht eingeschaltet sind.
• Automatikfunktionen: Sie sind ebenfalls ab Werk ausgeschaltet. Schalten Sie eine davon ein, sendet das Programm von selbst Inhalte Ihrer Mails an den gewählten Anbieter, ohne dass Sie die Funktion jeweils aufrufen:
  • automatische Zusammenfassung: beim Öffnen einer Mail;
  • Erkennen von Terminen: bei eingehenden Mails;
  • automatische Anrede: beim Antworten;
  • Bewertung verdächtiger Links auf Phishing: bei Mails mit solchen Links.
• MEYER-KI:
  • Wählen Sie die MEYER-KI, sendet das Programm den jeweiligen Text an den Dienst MEYER ai-manager unter aimanager.meyer-edv.cloud. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist MEYER EDV.
  • Der Text wird verarbeitet, um Ihnen das Ergebnis zu liefern. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags über das Programm (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).
  • Noch nicht verbindlich angeben können wir:
    • wer den Dienst technisch betreibt und in welchem Land;
    • ob er Texte an einen weiteren KI-Anbieter weitergibt;
    • wie lange Texte dort gespeichert werden.
  • Eine Verarbeitung außerhalb der EU und eine Speicherung über die Anfrage hinaus können wir deshalb derzeit nicht ausschließen. Sobald die Angaben feststehen, ergänzen wir sie hier, bevor sich an der Verarbeitung etwas ändert.
  • Bis dahin empfehlen wir: Senden Sie über die MEYER-KI keine vertraulichen Inhalte und keine besonders schutzwürdigen Daten, etwa zu Ihrer Gesundheit, und schalten Sie für die MEYER-KI keine Automatikfunktionen ein, weil dabei Mails ohne Ihre Auswahl an den Dienst gehen. Sie können stattdessen einen Anbieter Ihrer Wahl eintragen oder die KI-Funktionen ausgeschaltet lassen.
  • Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) bieten wir für die MEYER-KI derzeit nicht an. Für Daten Ihres Unternehmens nutzen Sie bitte bis dahin einen anderen Anbieter.
• Eigener Server: Der Text geht nur an diesen Server.
• Fremdanbieter (OpenAI, xAI, Google, Mistral, DeepSeek, Groq, OpenRouter oder ein anderer von Ihnen eingetragener Dienst):
  • Das Programm sendet den Text direkt an diesen Anbieter. Wir erhalten ihn nicht.
  • Verantwortlich ist der Anbieter nach seinen Bedingungen; Daten können dabei in Staaten außerhalb der EU gelangen, etwa in die USA oder nach China.
  • Bitte lesen Sie die Datenschutzhinweise des Anbieters, bevor Sie ihn wählen.
• Inhalte Dritter: Nachrichten enthalten oft Daten anderer Personen. Senden Sie solche Texte an einen KI-Anbieter, sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass Sie das dürfen. Bei den Automatikfunktionen betrifft das auch eingehende Mails, die Sie noch nicht gelesen haben.

8. Lizenzprüfung

• Wann: bei der Aktivierung und danach höchstens alle 14 Tage, im Hintergrund und nur, wenn eine Internetverbindung besteht. Der Programmstart wartet nicht darauf; ohne Internetverbindung läuft das Programm weiter.
• Was: Das Programm sendet an unseren Lizenzserver (license.meyer-edv.cloud, eigener Server in Frankfurt am Main):
  • die Lizenznummer;
  • den Namen Ihres Rechners;
  • einen Prüfwert (Hash) aus Merkmalen Ihres Rechners;
  • Betriebssystem und Programmversion;
  • technisch bedingt Ihre IP-Adresse.
• Testphase: Auch in der Testphase sendet das Programm an uns höchstens die oben genannten Daten.
• Zweck: Wir prüfen damit, ob die Lizenz gültig ist und auf höchstens zwei Rechnern genutzt wird.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei Unternehmen Buchst. f, mit unserem Interesse an der Durchsetzung der Lizenz.
• Automatische Entscheidung: Die Prüfung entscheidet automatisch, ob eine Lizenz gültig ist. Das ist für die Erfüllung des Vertrags erforderlich (Art. 22 Abs. 2 Buchst. a DSGVO). Halten Sie eine Entscheidung für falsch, schreiben Sie uns; wir prüfen sie dann persönlich.
• Speicherdauer:
  • Lizenz- und Gerätedaten speichern wir für die Dauer der Lizenz und danach bis zum Ablauf der Verjährung, drei Jahre ab Jahresende.
  • IP-Adressen speichert die Lizenzverwaltung 30 Tage; danach werden sie gelöscht.
  • Die verschlüsselte Verbindung endet an einem Netzgerät vor dem Lizenzserver. Ob dort Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen entstehen und wie lange sie aufbewahrt werden, ist noch nicht geklärt; wir ergänzen es hier, sobald es feststeht.

9. Updates

• Bereitstellung: Neue Fassungen stellen wir als Download auf unserer Webseite www.meyer-edv.com bereit. Sie laden und installieren sie selbst. Für den Besuch der Webseite gilt unsere Datenschutzerklärung unter https://www.meyer-edv.com/datenschutz.
• Keine Zustellung über das Programm: Einen Updateserver betreiben wir derzeit nicht. Das Programm erhält von uns keine Updates und meldet sich dafür auch nicht bei uns.
• Menüpunkt „Nach Aktualisierung suchen“: Ab Werk ist keine Update-Adresse eingetragen; das Programm meldet dann, dass keine Aktualisierungsquelle eingerichtet ist, und sendet nichts. Tragen Sie selbst eine Adresse ein, versucht das Programm, diese zu erreichen. Dabei werden Programmversion, Betriebssystem und technisch bedingt Ihre IP-Adresse übertragen. Updates von uns erhalten Sie auf diesem Weg derzeit nicht.

10. Kontakt
Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Buchst. b oder f). Wir löschen die Nachricht, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

11. Empfänger

• Eigene Server: Lizenzserver (license.meyer-edv.cloud), Webseite und Mailserver betreiben wir selbst, auf eigenen Servern in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die active 1 GmbH, Kritenbarg 66, 22391 Hamburg, stellt dafür Rechenzentrumsfläche, Strom und Netzanbindung bereit. Zum Netzgerät vor dem Lizenzserver siehe Abschnitt 8.
• E-Mails an uns: Für E-Mails an @meyer-edv.com ist neben unserem eigenen Mailserver ein Mailserver der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, als Ausweich-Mailserver eingetragen. Ist unser Mailserver nicht erreichbar, können sendende Mailserver Ihre Nachricht an STRATO übermitteln. Ob STRATO sie dann annimmt oder zwischenspeichert und wie lange, ist noch nicht geklärt.
• Drittländer: Eine Übermittlung in ein Drittland durch uns findet nur statt, soweit in diesen Hinweisen genannt.
• Ihre Wahl: Übertragungen an Dienste, die Sie selbst wählen, veranlassen Sie.

12. Pflicht zur Bereitstellung
Ohne die Lizenzprüfung können wir eine Lizenz nicht aktivieren. Alle anderen Übertragungen sind freiwillig und hängen davon ab, welche Dienste und Funktionen Sie nutzen.

13. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Schreiben Sie dafür an info@meyer-edv.com. Über Daten, die nur auf Ihrem Rechner liegen, können wir keine Auskunft geben.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

14. Diese Webseite
Für den Besuch dieser Seite gilt die Datenschutzerklärung von www.meyer-edv.com: https://www.meyer-edv.com/datenschutz.

15. Änderungen
Ändert sich, welche Daten das Programm überträgt, passen wir diese Hinweise vor dem jeweiligen Update an.